飲食店の店舗管理とは？課題解決と効率化の方法を徹底解説

飲食店の多店舗展開を見据える際には、いかにうまく店舗管理できるかが重要なポイントです。店舗管理が最適化されていないと、さまざまなトラブルの元となり、経営の不安定化を招く要因ともなりかねません。ここでは、店長や店舗運営責任者が店舗管理において把握する業務や課題、効率化のための方法を紹介します。

飲食店の店舗管理の業務とは

飲食店の店舗管理における業務を説明します。

売上管理と分析

店舗管理で最も重要なのが売上管理です。継続的な売上を維持していくためには、現状を把握し、課題を分析する必要があります。具体的な業務内容は以下のとおりです。 

• 売上伝票の整理・集計 
• 売上データの分析 
• 売上目標の設定 

雇用管理

店舗運営の戦力となる従業員の雇用管理も重要な仕事です。具体的な業務内容は以下のとおりです。 

• 求人募集・選考・採用 
• 雇用条件の交渉 
• 雇用契約の作成 

従業員管理

雇用した従業員に対し、責任をもって業務遂行できるような管理を実施します。具体的な業務内容は以下のとおりです。 

• 勤怠・シフト管理 
• 教育・研修の実施 
• 健康管理 
• 労務管理 

仕入、在庫管理

飲食店を円滑に運営するためには、適切な食材の仕入れと在庫管理が求められます。具体的な業務内容は以下のとおりです。 

• 仕入計画の立案 
• 仕入先の選定 
• 発注 
• 入荷検品 
• 在庫管理 

飲食店の最適な仕入方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

店舗運営情報の管理

店舗経営では、細部にわたる情報管理が必要です。運営に関連する情報を系統立てて明確に把握します。具体的な業務内容は以下のとおりです。

• 売上・利益管理 
• 顧客情報管理 
• 従業員情報管理 
• 設備・備品管理
• 安全・衛生管理 

本部との連携

企業の経営方針に即した店舗運営をするためには、本部との緊密な連携が必要です。具体的な業務内容は以下のとおりです。

• 売上・利益データの共有 
• 新商品やメニューの開発
• キャンペーンの企画・実施
• 本部の指針に沿った従業員向け教育・研修の実施

店舗運営の標準化

上記とも関連しますが、店舗運営の標準化は経営の均一性を保つために重要なポイントです。具体的な業務内容は以下のとおりです。

• 接客マニュアルの作成
• オペレーションマニュアルの作成
• 品質管理マニュアルの作成

店舗サイドでの店舗管理の課題

飲食店の店舗管理業務において店舗サイドの課題を紹介します。

売上管理や分析の負担がある

売上管理や分析は、店舗の経営状況を把握し、売上向上への施策を検討するために重要な業務です。一方で、売上伝票の整理や集計、売上データの分析などは手間がかかり、担当者の負担が大きくなります。 

• 従業員教育への負担がある 

近年の人手不足のなかで、従業員教育は、店舗のサービスの品質を向上させるために必要不可欠です。しかし、指導する側で教育にかける時間や労力、費用が不足しているケースが多く見られます。また、従業員のスキルや経験のレベルにばらつきがあり、教育の質を担保するのは容易ではありません。 

• 勤怠管理の手間がかかる 

勤怠管理は従業員の労務管理を公正に行うために必要な業務です。しかし、勤怠表の作成や残業時間の計算といった手間のかかる作業が多く、時間をとられます。 

• 在庫管理に手間がかかる 

利益向上を実現するうえでは、在庫管理の適正化が欠かせません。しかし、日々の業務のなかで完全に在庫ロスをなくし、最適な在庫を維持することは非常に難しく、適切な管理体制を整備するには負担が大きいのが現状です。 

• さまざまなマネジメント業務があり店長が売上改善に注力できない 

店舗管理者である店長の多くが課題を感じながらも日々のマネジメント業務に追われ、改善策に着手できないという悩みを抱えがちです。課題の把握、明確化や、解決への具体策を考案する時間がとれず、なかなか理想的な状態に導けません。 

売上管理や売上アップに関する情報は、下記の記事を参考にしてみてください。

本部サイドの店舗管理の課題

飲食店の店舗管理業務における本部サイドの課題を紹介します。

店舗の現状や課題を把握することが難しい

多店舗展開している場合、各店舗の売上や在庫、従業員の状況などの把握が難しくなりがちです。情報に漏れがあると、適切な経営改善施策を講じられません。

本部からの指示が正しく伝わっているかが不明

本部、各店舗の連携が不足しており、コミュニケーションが円滑ではない場合もあります。本部の指示が意図されたとおりに店舗運営に反映されず、運営状況にばらつきが生じます。

集計と分析による経営改善ができていない

各店舗の売上を集計しても、そこから各店舗の分析が十分にできておらず、適切な指導に結びついていないケースがあります。チェーン全体の経営状況の把握ができていないと、有効性の高い経営方針の策定が難しくなります。 

店舗管理業務を効率化するためのポイント

店舗管理業務において、店舗・本部によって抱える課題は異なります。一つずつ解決することで、店舗管理に支障を出さず、最適化していきましょう。ここでは店舗管理業務を効率化、最適化するための方法を紹介します。 

アナログ業務を減らす

紙や手作業によるアナログ業務は効率が悪く、ミスが発生しやすいというデメリットがあります。効率化を進めるためにはアナログ業務を減らすことが先決です。具体的なアナログ業務例は、以下のとおりです。

• シフト表を紙で管理している
• 予約を電話のみで受け付けている
• 従業員が紙のタイムカードに手書きで記入している
• 手書きの出勤簿を管理者が手作業で計算している

ツール導入を検討する

アナログ業務を減らすための手段として、ツールの導入を検討することも有効な策です。現在、POSシステムやクラウド型の店舗管理システムなど、飲食店経営における効率化や向上、最適化のためのさまざまなツールが提供されています。自社の店舗の状況に合わせて、最適なツールの導入を検討するとよいでしょう。具体的には、以下2つの方法があります。 

売上伝票を電子化する

オーダーをメモなどの手書きで取り、会計も手動で行っている場合、後の売上計算の管理も手間がかかります。POSレジを活用すれば店舗の売上情報をリアルタイムで記録・管理できます。近年ではタブレットやスマホを使って利用できるクラウド型POSレジも登場しており、導入のハードルが下がっています。 

勤怠管理のシステム化

手書きでのシフト提出や、タイムカード勤怠管理は、手動のため入力や計算の手間がかかります。現在は無料で使える勤怠管理ソフトもあり、クラウド勤怠管理でiPhoneやiPad、各種PCから打刻可能なツールもあります。

在庫管理の自動化

勘や経験に頼った発注は食材の過不足を引き起こす原因となる恐れがあります。在庫管理システムを導入すれば、食材の在庫数や消費期限などを一元管理できますし、フードロスを防いで発注管理も容易になるでしょう。

顧客情報管理のシステム化

飲食店のCRM（顧客管理システム）には、WEB予約に特化した顧客管理システムから、レジ機能や売上分析まで行える多機能なものまであります。予約は電話のみという場合は業務効率化が図れますし、CRMから顧客の年齢層や性別、居住地などマーケティングに役立つ情報も得られるでしょう。

業務を標準化・効率化する

チェーン全体で業務を標準化・効率化することで、作業の無駄を省き、効率を向上させます。具体的には、以下の方法があります。

• マニュアルの整備
• 業務フローの見直し 
• ツール導入による作業の自動化

例えば、レジ締め作業で売上データに不備がないか確認する本部のチェックや、店舗実績を反映させる月次報告書作成にあたっての転記業務などを自動化できます。 

本部と店舗の連携を強化する

本部と店舗の連携を強化することで、情報共有やオペレーションやサービスの標準化を図ります。具体的には、以下の方法があります。 

• 情報管理システムを導入して本部と店舗間の情報共有に活用 
• 定期的なミーティングの実施
• 本部の指針に沿った教育・研修の実施

人員補充で店長の負担を減らす

店長は店舗の経営全般を担い、大きな責任と重要な役割を負っています。店長の負担を減らすことで売上改善や品質向上に注力する時間を確保し、店舗運営の円滑化を図ることが可能です。責任や役割の分担には人員の補充が必要ですが、単に人を増やすだけでは解決につながりません。人員補充のポイントとしては、以下が挙げられます。 

補充する人員の役割を明確にする

店長の業務を洗い出し、どの業務を分担する必要があるのかを明確にすることが大切です。店長が担う業務は多岐に渡るため、業務の優先順位をつけて、補充する人員がどの程度の責任や役割を担うのかを明らかにしましょう。 

店舗の状況に合わせて人員を配置する

店舗の規模や売上水準、営業時間などの状況に合わせた人員配置を考えます。小規模店舗であればアルバイトの雇用で十分な場合もありますが、大規模店舗では、将来的な観点から見て副店長を配置したほうが良いケースもあります。副店長は店長の補佐役として、売上管理や従業員教育、仕入・在庫管理などの、店長が担う責任の重い業務を全般的にサポートします。

人員を育成する

即戦力となってもらうためにも、補充する人員をしっかりと育成することが重要です。業務の流れやマニュアルを確実に伝えて理解を促し、店舗の運営に必要なスキルや知識を順次身につけさせます。 

店舗管理の充実がビジネスを強化する

課題を改善し、店舗経営を円滑化するためには、店舗管理業務の把握からはじめ、店舗運営を最適化できる方法を検討していく必要があります。特に、店舗運営を一手に担う店長の負担に目を向けることは、重要なポイントです。店長の負担軽減のための人材補充サービス活用が、店舗管理の最適化に大きく貢献します。

経営が安定すれば、多店舗展開を視野に入れることも可能です。ビジネス拡大に向け有効性の高いサービスの活用がおすすめです。 飲食店のお店選びに悩んでいる方は、ぜひお気軽に下記からお問い合わせください。