2000年の創業以来、3,500件以上の出店支援実績がある店舗流通ネット。そこには、サービス利用者である店舗経営者の方々から得た、信頼・信用が積み重なっています。その想いを裏切ることがないよう、細心の注意を払って日々業務を担う「業務ソリューション部」という部署が存在します。
縁の下の力持ちとなり、陰ながら営業部を支える、秘密のベールに包まれた部署の活動について、ご紹介します。
目次
店舗流通ネットの3本の矢！業務ソリューション部
業務ソリューション部の業務は、当社の主幹事業であるショップサポートシステム（後述記載）や転貸借契約、賃貸借契約などの書類作成から数字の計上に関わる業務まで多岐に渡っており、不備があると問題が生じてしまう重要な部分を担っています。
業務のスピード感を求められる中で、正確性を保つために、業務ソリューション部は3つの課から編成されており、各々の課がどのようなタイミングで案件に関わり、何を行うか、明確な役割分担がされています。
業務ソリューション部の編成
業務ソリューション部配下には、以下3つの課が存在しています。
■営業管理課
・・・案件情報の整理、契約に向けた書類作成、工事に関わる受発注処理などの事務処理を担う
■業務推進課
・・・契約内容・必要書類の確認や管理、各部署の決裁申請の対応、共有システムへの情報入力を担う
■精算管理課
・・・契約後の業務委託事業の精算業務、転貸先への請求書発行のほか、包括保険、ショップサポートシステム以外のクレジット端末精算などの対応を担う
当社の主幹業務ショップサポートシステムとは
出店支援サービス「ショップサポートシステム」は、店舗流通ネットが店舗物件と内装を用意し、飲食店の出店を支援する独自のシステムです。店舗流通ネットが物件を借り、出店希望者の意向に沿った設備投資をすることで、出店時にかかる費用を抑えることが可能となり、物件にもよりますが一般的な出店の1/3ほどの費用で出店することができます。
毎月の売上から利用料をお支払いいただきますが、店舗の内装設備などは店舗流通ネットが受け持つため、資金に余裕をもたせた出店が可能になる当社独自のサービスです。
※ショップサポートシステムの詳細についてはこちらの記事をご参照ください
■店舗流通ネットが行う出店支援！ショップサポートシステムの仕組みとは
業務ソリューション部に聞く、業務実態と想い
営業が案件成約に向けて使用する書類の基礎を構築した。営業業務を長年支え続ける大ベテラン
学生時代に学んだ法律知識を活かし、知識として持っていたものを実務に落とし込みながら、営業業務の効率化を図る
業務を円滑に行うためには、コミュニケーションが不可欠
テレワーク化が進んだこともあり、情報共有のために毎日朝礼を実施しています。また、メンバー同士のやり取りは、メールではなく閲覧したことが分かり、反応でコミュニケーションを取ることができる社内ツールを使用しています。
そのほかにも、案件を共有するシートを作り、案件のバトンを受けとった人がそのシートを閲覧すれば、案件の流れが把握できるような仕組みを整えています。
業務ソリューション部の業務は「営業管理課」・「業務推進課」・「精算管理課」の流れで進捗していくので、自分が担う業務の前後にどのような業務が行われるのかを認識するようにしています。
課員に業務を伝える時も、その大切さと、円滑に業務を進めるためにはコミュニケーションが必須であることを伝えています。
最近は私や安藤くんが何も言わなくても、業務ソリューション部メンバー同士で自発的に、注意して欲しい点を共有してくれるので、頼もしくもありますし、成長が嬉しくもあります。
そういった一つ一つの積み重ねが、業務効率化を推し進めますし、信頼できる・安心のおける契約に繋がると考えています。
やりがいは「広い視野を養える」ことと「会社の軸に触れられる」こと
業務ソリューション部の面白みは、営業部が持ってきた案件を形作っていくことにあると思います。会社が企業活動をする上で、入り口の段階から携われ、自分が作った書面や算出した数字が軸になる、重要な部分を自らの手で担えるというのは、貴重な経験ではないでしょうか。
幅広い業務に触れることができるので、自己成長につながりますし、たくさんのことを学ぶことができます。気になることをすぐに質問ができる、会社の雰囲気にも助けられています。
街中で、自分が書類を作成したお店を発見することも密かな楽しみだったりします。やはり、完成形を目にするのは嬉しくもありますし、そのお店を訪れているお客様の笑顔を見ると誇らしくもあります。
そのせいか、街を歩く時はついつい看板を見てしまう癖がついてしまいました。
より強固な体制を築くために見据えていること
私たちの部署は、契約に向けてのスケジュールを逆算し、業務を組み立てる必要があります。そのため、部内ではもちろん、他部署との情報共有が欠かせません。現在の状況から対応にどれ位の時間を要するのか、後追い作業にならないよう、常にアンテナを張り巡らせていられるような体制づくりを進めていきたいです。
部署内でのフォロー体制をより強固なものにしていきたいと考えています。属人化している業務を無くし、課の枠を超え横断的に業務をこなせる人員を増やしていきたいので、ジョブローテーションや勉強会の実施など、新しいことを学ぶ機会を増やしていきたいです。
また、新入社員や中途採用で入社した社員が学べる教育体制をより充実したものにしていきたいですね。業務を円滑に進めるには、他部署の業務を理解することも効果的なので、マニュアルを作成するときは、誰が見ても分かるものになるよう心がけています。そうしておけば、他部署の人に自部署の説明をする時にも役立てることができますから。
社外からは見えづらい部署ではありますが、業務ソリューション部なくしては、当社の主幹業務は完成しません。丁寧かつ迅速に、法令を遵守しながら案件の1つ1つを確認する業務ソリューション部と共に、店舗流通ネットはコーポレートスローガンである「明日の街、もっと楽しく。」を実現して参ります。
